Daadkrachtige organisatie vanuit de menselijke maat
Bewonersverhaal: Planmatig onderhoud
Door deelname aan de buurtschouw is het wonen fijner geworden
Iris Schultheiss woont al jaren met veel plezier in De Witte Prinses. Dit appartementengebouw in het centrum van Hilversum was aan planmatig onderhoud toe. Voordat het onderhoud begon, konden de bewoners hun ideeën doorgeven: wat willen zij verbeterd hebben? Iris deed dit ook. “Ik vond het fijn om mee te denken en mijn mening te geven.”
“Vorig jaar zomer kregen alle bewoners een brief van Dudok Wonen”, vertelt Iris. “In de brief nodigden ze ons uit voor een zogeheten buurtschouw. Een buurtschouw is een rondgang door het gebouw. Het gebouw was toe aan planmatig onderhoud, zoals schilderwerk. Met de buurtschouw kun je meelopen met de aannemer en Dudok Wonen. Dan kun je laten zien wat er volgens jou beter kan of onderhoud nodig heeft.
Meedenken en mening geven
“Als je ergens een tijdje woont, dan vallen dingen op. Waarom kan er hier geen lamp komen of daar een slot op een deur? Ik vond het fijn dat we als bewoners konden meedenken en onze mening delen. Deelnemen aan de schouw kostte niet veel tijd.”
Resultaat van de buurtschouw
“Ik ben ontzettend blij met de uitkomst. De lampen in de algemene bergingsruimte zijn vervangen door ledverlichting en bewegingssensoren. Dat is duurzaam en het vergroot het gevoel van veiligheid. Ook is het slot van de fietsenstalling vervangen door een elektrische deuropener. Daardoor sluit die automatisch. Zo is op een eenvoudige manier is het wonen voor mij fijner geworden.”
5.1 Organisatie
Leidende principes geven richting
Het afgelopen jaar hebben we leidende principes ontwikkeld. Deze principes geven richting aan ons denken en handelen, hoe we werken en kiezen. Ze helpen ons om de maatschappelijke effecten op de juiste manier te bereiken.
Onze leidende principes zijn:
- positief mensbeeld
- betrouwbaar
- eigenaarschap
- resultaatgerichtheid
- lerende organisatie
- denken in mogelijkheden
Organisatieontwikkeling
In 2023 voerden we veranderingen in de organisatie door. Dat deden we omdat we daadkrachtiger willen en meer liefde en aandacht willen schenken aan de uitvoering van onze werkzaamheden. Dit zijn de wijzigingen die we doorvoerden:
- De topstructuur is gewijzigd: we hebben geen directieteam meer. Zo brengen we de 'top' dichter bij de dagelijkse praktijk.
- De beleidsmakers zijn in 1 beleidsteam geplaatst onder aansturing van de directeur-bestuurder.
Deze structuur is tijdelijk ingericht onder leiding van de interim-bestuurder om de nieuwe directeur-bestuurder de gelegenheid te geven de gewenste structuur in te richten. Per 1 november 2023 is Jacqueline van Ham gestart als nieuwe Directeur-bestuurder. Zie ook paragraaf 8.5 in het verslag van de Raad van Commissarissen hieronder.
Kostenbewust
In vergelijking met andere corporaties scoort Dudok Wonen in de Aedes Benchmark ieder jaar hoog in de bedrijfslasten en het (relatieve) aantal fte’s. Onze financiële situatie is nog goed, maar de prognoses voor de komende jaren vragen om bijsturing, met name in de operationele kasstroom.
We kijken daarom kritisch naar de bedrijfslasten.
45% van de medewerkers werkt in deeltijd
Onze medewerkers
Op 31 december 2023 hadden we 72,5 fte in dienst. In 2022 was dit 80,5 fte. De vastgestelde formatie is 84,1. Enkele getallen:
Verdeling man/vrouw
Bovenstaande grafiek in tabel-vorm:
| Percentage | |
|---|---|
| Man | 40 |
| Vrouw | 60 |
Type dienstverband
Bovenstaande grafiek in tabel-vorm:
| Contract | Percentage |
|---|---|
| Deeltijd | 45 |
| Voltijd | 55 |
Leeftijdsgroepen
Bovenstaande grafiek in tabel-vorm:
| Leeftijd | Percentage |
|---|---|
| < 35 jr | 6.5 |
| 35-55 | 59.7 |
| 55+ | 33.8 |
(excl. stagiares)
Aantal jaren in dienst
Bovenstaande grafiek in tabel-vorm:
| Aantal jaren | Percentage |
|---|---|
| < 5 jaar | 42 |
| 5-20 jaar | 46 |
| 20+ jaar | 12 |
Inhuur
In 2023 hebben we in totaal 23 mensen voor kortere of langere tijd ingehuurd. Naast de interim-directeur-bestuurder waren dit 1 assetmanager, 4 controllers, 1 manager financiën, 2 verhuurmakelaars, 3 functioneel beheerders, 1 business consultant, 1 medewerker klantenservice, 3 projectmanagers, 1 onderhoudsregisseur, 1 medewerker support, 1 complexbeheerder en 2 medewerkers woonfraude leefbaarheid.
Instroom, doorstroom en uitstroom
Als organisatie zijn we ingericht om te bewegen. Dat betekent dat we mensen stimuleren om stappen te zetten in hun loopbaan. Zo kunnen medewerkers onderzoeken op welke plaats in de organisatie of buiten de organisatie hun talenten tot bloei komen.
We merken dat de arbeidsmarkt in beweging is. Daarnaast is onze organisatie in ontwikkeling:
- in 2023 verlieten 14 collega’s Dudok Wonen
- we verwelkomden 7 nieuwe medewerkers.
Stage en trainees
Studenten willen we kansen bieden en kennis laten maken met werken in de corporatiesector. Dus laten we hen meewerk- of afstudeerstages doen.
- Afgelopen jaar begeleidden we 4 stagiaires op de afdelingen Huur & Koop, Onderhoud en Ontwikkeling.
- Daarnaast werkte er 1 trainee bij ons via Talent in Huis, een organisatie die traineeprogramma’s ontwikkelt.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage in 2023 was 3,5%. Dat is lager dan in 2022 (5%). Hiermee zitten we onder de landelijke trend. 1% hiervan was kortdurend verzuim. Al het langdurig verzuim heeft een medische oorzaak.
5.2 Integriteit
We willen transparant en integer werken. Daarbij zijn we ons bewust van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Onze klanten en stakeholders moeten vertrouwen kunnen hebben in onze medewerkers. Dat is voor ons de reden om een aantal zaken vast te leggen in een integriteitsbeleid. Hierin maken we onderscheid naar:
- schending van de omgangsvormen of het vermoeden daarvan
- schending van integriteit of het vermoeden daarvan
De uitgangspunten en procedures van schending van de integriteit staan in onze ‘Regeling melden vermoeden integriteitsschending’. Deze regeling en het integriteitsbeleid zijn te vinden op het medewerkersportaal en op onze website.
In 2023 zijn geen meldingen gedaan over vermoedens van integriteitsschending of schending van de omgangsvormen.
5.3 AVG en informatiebeveiliging
Privacy
Met de privacy van onze klanten en medewerkers gaan wij zorgvuldig om. Nieuwe medewerkers krijgen daarom een introductie over het werken met privacygevoelige gegevens. En we houden alle medewerkers regelmatig op de hoogte van privacy-onderwerpen in de media.
- In 2023 is er 1 datalek gemeld. Dit ging om een organisatie waarmee wij samenwerken en die ook persoonsgegevens van een deel van onze klanten heeft. Deze organisatie heeft zelf een melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en alle getroffen klanten hierover geïnformeerd.
- Van een huurder kregen we een verzoek voor inzage van gegevens. Wij gingen akkoord met dit verzoek en de huurder kon zijn gegevens inkijken.
Informatiebeveiliging
Dit zijn de resultaten uit 2023:
- We hebben verschillende beveiligingsincidenten gehad, waaronder een ransomware-aanval bij een van onze ketenpartners. Hierbij zijn alle procedures gevolgd om de dreiging buiten de deur te houden. Omdat we de procedures volgden en goed met elkaar in contact bleven, konden we na een korte periode weer veilig de accounts en koppelingen vrijgeven. Wij maakten meteen gebruik van de kans om de externe accounts te voorzien van strengere veiligheidseisen.
- Verder hebben we het calamiteitenplan informatievoorziening geoefend met het calamiteitenteam en Northwave. De evaluatie is gebruikt voor verbeteringen in het calamiteitenplan. Het awarenessprogramma voor informatiebeveiliging bestond daarnaast uit een phishingtest om de organisatie bewust te maken van de gevaren van ‘nepmails’ en hackers.
- Ook introduceerden we leerplatform Good Habitz, met daarin een uitgebreide module voor privacy en informatievoorziening.
Vooruitblik naar 2024:
- We houden een assessment om de volwassenheid van onze organisatie op het gebied van ICT te toetsen. Het eerdere assessment komt uit 2020.
- Daarnaast is er sinds november 2023 een nieuwe Baseline Informatiebeveiliging Corporaties waarin nieuwe maatregelen staan. Wij gaan deze in 2024 beoordelen en implementeren binnen de organisatie.
- Ook staan er verschillende awareness-activiteiten gepland, zoals een vulnerabilityscan, die test hoe veilig onze ICT is.
5.4 Verslag van de ondernemingsraad
In 2022 is gewerkt aan een nieuwe, passende, vorm van medezeggenschap binnen Dudok Wonen. Halverwege 2023 heeft dit geleid tot een nieuwe OR. Deze OR bestaat uit een dagelijks bestuur van 2 medewerkers. Het dagelijks bestuur wordt om de 2 jaar verkozen, waardoor continuïteit en frisse ideeën hand in hand gaan. Het bestuur wordt aangevuld door tijdelijke werkgroepen die meedenken of adviseren over verschillende onderwerpen.
Deze vorm van projectmatig werken slaat aan en zorgt ervoor dat medewerkers zich tijdelijk met enthousiasme kunnen inzetten voor onderwerpen die hen interesseren.
de nieuwe vorm van projectmatig werken slaat aan
Werkgroepen denken mee over thema’s of adviezen
We richten tijdelijke werkgroepen in voor relevante thema’s of advies- en instemmingsverzoeken, onder supervisie van het dagelijks bestuur. Alle medewerkers kunnen zich aanmelden voor een werkgroep. Hierbij kijken we niet naar opleiding, functie of rol binnen de organisatie. Vooral enthousiasme en een kritische maar constructieve houding geven de doorslag. Het bestuur van de OR wil de werkgroepen wel zo divers mogelijk samenstellen, zodat we een breed scala aan perspectieven en ideeën binnenhalen. Het is immers onze missie om alle stemmen te laten horen en een inclusieve omgeving te creëren waarin iedereen zich gehoord voelt.
Adviesaanvragen
In 2023 heeft de medezeggenschap deze adviesaanvragen behandeld:
- functieprofiel nieuwe bestuurder
- benoeming nieuwe bestuurder
- herziening topstructuur
Daarnaast namen 2 medewerkers vanuit de OR deel aan de benoemingsadviescommissie bij de werving van de nieuwe directeur-bestuurder. Zij waren voerden gesprekken in de eerste ronde van de selectieprocedure. Dit gebeurde in het begin van 2023 door ad hoc werkgroepjes en vervolgens via de nieuwe OR-inrichting.
