7 Verslag van de raad van commissarissen

Wij zijn een stichting met een eenhoofdig bestuur: het bestuur bestaat uit één persoon. De bestuurder heeft zelfstandige bevoegdheden die zijn vastgelegd in de statuten. Bestuur en rvc hebben hun visie op besturen en toezichthouden beschreven in de Bestuurs- en Toezichtsvisie. Het verslag van de raad van commissarissen vindt u hieronder.

De rol van de raad van commissarissen
De rvc houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen Dudok Wonen. We bewaken dat de maatschappelijke doelstellingen worden behaald binnen de vastgestelde kaders. Daarnaast hebben we een netwerkrol: we vragen en krijgen informatie van stakeholders. In de rol van klankbord en sparringpartner geven wij het bestuur gevraagd en ongevraagd advies. Ook heeft de rvc de rol van werkgever voor het bestuur.

Toezichts- en toetsingskader
Governance gaat over de manier waarop een organisatie wordt bestuurd. Bij Dudok Wonen wordt de governance bepaald door de toezichtvisie, het toezichts- en het toetsingskader.

• Het toezichtskader wordt op hoofdlijnen gevormd door de wet- en regelgeving, de statuten en reglementen die voortvloeien uit de statuten. Belangrijk onderdeel van het extern toezichtskader is de Governance Code woningcorporaties. Hierin staan de algemene regels voor goed bestuur en toezicht beschreven. Bestuur en toezichthouders van Dudok Wonen onderschrijven de principes en uitwerkingen van de Governancecode woningcorporaties. De Code is in zijn geheel toegepast, met uitzondering van bepaling 2.6 over het rapporteren over klachten. Dat is in 2022 niet expliciet gebeurd. Wel is door de RvC deelgenomen aan de stakeholdersessies in het kader van de vernieuwing van de strategie. Met name de avond met huurders leverde inzichten op met betrekking tot ontevredenheid van huurders ten aanzien van communicatie over onderhoud en duurzaamheid en leefbaarheid in sommige complexen.

• Het toetsingskader is kaderstellend in het besturen van de stichting en bepaalt het toezicht op het bewaken van de maatschappelijke doelstellingen. Hieronder vallen onder meer de strategie, de begroting en meerjarenraming, het treasury-jaarplan, de prestatieafspraken met gemeenten en het risicomanagementbeleid.

Wij complimenteren de medewerkers van Dudok Wonen met de inzet en behaalde resultaten in 2022, ondanks de moeilijke omstandigheden in dit intensieve jaar. De gevolgen van de pandemie waren, zeker in het begin van het jaar, nog goed voelbaar. De oorlog in Oekraïne had wereldwijde gevolgen in de vorm van de energiecrisis en bouwmaterialencrisis. Dit maakte de omstandigheden complexer. Voor de medewerkers, maar ook voor (toekomstige) bewoners.

Gestegen kosten en uitgaven
Het gevolg van de sterk gestegen bouwkosten heeft direct effect op de nieuwbouw, renovatie en verduurzamingsactiviteiten van Dudok Wonen. De uitgaven voor deze activiteiten zijn aanzienlijk gestegen vergeleken met enkele jaren geleden. Dat leidde dit jaar tot een aantal herziene investeringsbesluiten, omdat het budget ontoereikend bleek om het programma te realiseren. Bij deze herziene besluiten is steeds gekeken of er alternatieven te bedenken zijn om het gewenste resultaat te bereiken, zonder de ambitie en kwaliteit uit het oog te verliezen. De financiële continuïteit van Dudok Wonen is door de sterk gestegen bouwkosten niet in gevaar. Uiteraard heeft dit wel invloed op de omvang van de ambities op de langere termijn.

Bestuurswissel
Ook kregen we in 2022 te maken met een bestuurswissel: directeur-bestuurder Harro Zanting vertrok naar Wooncompas in Ridderkerk. De raad dankt Harro voor zijn bijdrage aan Dudok Wonen in de afgelopen 12½ jaar, waarvan ruim 8 jaar als directeur-bestuurder. Hierover leest u meer in paragraaf 7.2.4.

Actualisatie van de strategie
In 2022 is de strategie van Dudok Wonen geactualiseerd. Meer hierover leest u in paragraaf 3.1. Het traject startte met informatieverzameling tijdens ‘ateliers’, bijeenkomsten met bewoners, medewerkers en stakeholders. Aan deze ateliers nam steeds een andere delegatie vanuit de raad deel. Vervolgens is de oogst uit deze ateliers besproken met de raad (adviesrol) om te komen tot richting van de nieuwe strategie vanaf 2023.

We kozen hierbij voor een ‘one-tier aanpak’ voor de belangrijke vragen van Dudok Wonen. Dat betekent dat we expliciet mede-verantwoordelijkheid nemen voor de belangrijkste keuzes over de wezensvragen van Dudok Wonen. Een verschil met het reguliere toezicht op besluitvorming: dan keuren we de besluiten van de bestuurder goed.

In het strategietraject kwamen bestuurder en rvc samen tot besluitvorming over:

• de statutaire doelstelling en missie. Deze zijn niet veranderd.
• de doelgroepen. Naast de bestaande doelgroepen - mensen met een lager of middeninkomen die betaalbaar willen huren of kopen en de huidige bewoners en woningzoekenden - zijn wijken als doelgroep toegevoegd. Dit betreft die wijken waar de leefbaarheid onder druk staat en Dudok Wonen het verschil kan maken om de veerkracht van de wijk te verbeteren.
• het geografisch werkgebied. Het geografisch werkgebied bleef ongewijzigd: Regio Gooi- en Vechtstreek en Almere. Hierbij wordt prioriteit gegeven aan gemeenten waar prestatieafspraken mee zijn gesloten.

Vervolgens is de strategie voor 2023+ als geheel volgens de statutaire toezichtsrol goedgekeurd.

Goedkeuring bestuursbesluiten
Op grond van het toezichtskader is voor een aantal bestuursbesluiten goedkeuring van de rvc nodig. In 2022 waren dat besluiten over:

• investeringen in de volkshuisvesting boven € 3 miljoen. Dit ging om investeringsbesluiten voor:
  • Nieuw Zuid gebouw 5, 6 en buitenruimte; nieuwbouw van 108 appartementen en parkeerplaatsen in Hilversum.
  • Renovatie Vaartweg, ingrijpende verbouwing en renovatie van 34 eengezinswoningen in Gooise Meren. Het gaat hier om een herzien investeringsbesluit in verband met de sterk gestegen bouwkosten.
  • Nieuwbouw Keverdijk fase 2, nieuwbouw van 40 appartementen in Gooise Meren.
  • Project ‘goed isoleren’ voor de jaarschijf 2023, verduurzaming van ongeveer 330 woningen in Hilversum en Gooise Meren.
    De besluitvorming over de projecten Nieuw Zuid, Vaartweg en Keverdijk fase 2 waren herziene investeringsbesluiten. Het goedgekeurde projectbudget bleek bij nadere uitwerking onvoldoende als gevolg van de sterk gestegen bouwprijzen. Dit deed zich ook voor bij het project ‘goed isoleren’. Na goedkeuring van het investeringsbesluit in juni 2022 was een herzien investeringsbesluit nodig in december 2022.
• goedkeuring strategie 2023+
• audit jaarplan 2023
• jaarverslag 2021
• activiteitenplannen 2023 voor de gemeenten Hilversum, Gooise Meren en Almere
• statutenwijziging als gevolg van de gewijzigde woningwet
• actualisatie van het reglement Financieel Beleid en Beheer
• actualisatie van het integriteitsbeleid en de meldregeling
• begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2027, treasury jaarplan 2023 en investeringskader voor Stichting Dudok Wonen

Daarnaast keurden we deze besluiten goed van Goois Wonen B.V.:

• dividenduitkering
• begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2027.

Besluiten rvc
Op grond van de wet en de statuten is de rvc verantwoordelijk voor een aantal eigen besluiten. In 2022 waren dat:

• jaarrekening 2021
• herbenoeming Emine Ozyenici en Bart Moesbergen voor hun tweede termijn
• actualisatie profielschets rvc
• benoeming nieuwe commissaris in verband met het vertrek van Martijn de Loor, onder voorbehoud positieve zienswijze van de Autoriteit wonen namens de Minister.
• benoeming Emine Özyenici als vice-voorzitter van de raad en voorzitter van de remuneratiecommissie
• besluiten bij het vertrek van de directeur-bestuurder:
  • besluit om met een interim-bestuurder te gaan werken
  • selectie van en opdracht aan searchbureau
  • opdracht interim bestuurder
  • profielschets interim directeur-bestuurder
  • benoeming interim-bestuurder
• accordering van het controleplan van de externe accountant en opdrachtverlening tot het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2022
• honorarium rvc leden 2023

Besluiten door rvc en Directeur-bestuurder gezamenlijk
Vanuit de wet, maar ook vanuit onze eigen bestuurs- en toezichtsvisie, volgen een aantal besluiten die de directeur-bestuurder en rvc gezamenlijk nemen. In 2022 gingen die over:

• missie, doelgroepen en werkgebied
• opdrachtverlening voor de visitatie 2019-2022 aan Procorp

U las in paragraaf 5.6 dat Dudok Wonen in 2022 geen formele OR had. Een groep medewerkers zette zich in om te verkennen wat een passende vorm van medezeggenschap is voor Dudok Wonen. Dit was onze rol daarbij: 

• Door een delegatie van de raad is gesproken met deze groep om ook vanuit rvc perspectief het belang van medezeggenschap te benadrukken. Daarbij spraken we over mogelijke richtingen. 
• Bij de werving van de interim-bestuurder is een groep medewerkers geformeerd die de rol van OR hebben vervuld in het wervingstraject. Deze ‘OR’ adviseerde over de profielschets en gaf aan geen advies te willen/hoeven geven op de voorgenomen benoeming.

Aan de verdere inrichting van de OR wordt nog gewerkt. De raad is beschikbaar om nog een keer met de groep medewerkers die daarmee bezig is, te klankborden. De raad is benieuwd naar de uitkomst van dit proces en heeft er vertrouwen in dat dit tot een goed passende en werkbare medezeggenschap binnen de organisatie leidt.

Overleg met de huurdersbelangenvereniging (HBV)
De leden van de rvc die op voordracht van de HBV zijn benoemd, zorgen dat ze steeds goed geïnformeerd zijn over wat er speelt binnen de HBV en bij de huurders. Dit doen ze door tijdig voor de vergaderingen van de rvc contact op te nemen met het bestuur van de HBV. We constateren dat er open en transparant overleg is tussen HBV–Dudok Wonen–rvc. 

Deze acties ondernamen we samen met de HBV:

• We spraken over de duurzaamheidsopgave, het onderhoud, de jaarlijkse huurverhoging en de verkoopstrategie van Dudok Wonen.
• Er was een werkconferentie met het management van Dudok Wonen, de HBV en de raad. Hier spraken we over de gewenste ontwikkeling van de strategie van Dudok Wonen.
• Een van de huurderscommissarissen vertrok. We stelden een wervings- en selectiecommissie samen met daarin een delegatie van de HBV en rvc. Dit leidde tot voordracht van een kandidaat voor de raad door de HBV. 
• We overlegden over een concept profielschets voor een nieuwe directeur-bestuurder.

Contact met stakeholders
Diverse leden van de rvc hebben contact met stakeholders:

• tijdens werkconferenties. In 2022 stonden deze in het teken van de actualisatie van de strategie
• bij bijeenkomsten over projectontwikkeling, bijvoorbeeld opleverfeesten of start-bouw momenten
• tijdens ‘meeloopstages’ in de organisatie
• tijdens bijeenkomsten als de ‘Samen Vooruit Labs’, waarin we met stakeholders en medewerkers spreken over interessante vraagstukken. In 2022 gingen deze bijeenkomsten over de actualisatie van de strategie

In 2022 spraken we over onze netwerkrol en hebben we onze belangrijkste stakeholders gekoppeld aan individuele rvc-leden. We spraken daarbij over de betekenis en invulling van de netwerkrol. Hierbij spraken we bijvoorbeeld af dat we voor de vervulling van de netwerkrol aansluiten bij lopende zaken vanuit de organisatie. Bij elke ontmoeting met relevante stakeholders die Dudok Wonen organiseert, is een afvaardiging van de raad aanwezig. Uiteraard volgen we de stakeholders ook via openbare informatiebronnen, zoals hun websites en social media.

Werving interim-bestuurder
Na de aankondiging van het vertrek van de directeur-bestuurder spraken wij over de gewenste invulling van de vacature. We besloten een interim-bestuurder aan te stellen voor maximaal 12 maanden. Dit om de nieuwe strategie te implementeren en te bezien hoe de executiekracht van de organisatie kan worden versterkt. Het proces van werving en selectie is onder grote tijdsdruk uitgevoerd. De raad dankt alle betrokkenen voor hun betrokkenheid en inzet.

Profielschets
De remuneratiecommissie sprak daarna de 2 directieteamleden, de organisatiecontroller, bestuurssecretaris, medewerkersvertegenwoordiging en de HBV over het gewenste profiel. We stelden een profielschets op, die een positief advies kreeg van de medewerkersvertegenwoordiging. De HBV kon zich ook vinden in de profielschets.

Werving en selectie
Op basis van offertes van 2 bureaus kozen we voor bureau Whyz om de werving en selectie te begeleiden. Afzonderlijke gesprekken met kandidaten zijn gevoerd door 2 leden van de raad en de 2 directieteamleden. De voorkeurskandidaat voerde daarna een gesprek met de overige rvc-leden. Dit leidde tot de voorgenomen benoeming van Wijnand Fassotte voor een periode van 9-12 maanden. De raad is de Autoriteit woningcorporaties (Aw) erkentelijk voor de snelle behandeling van de procedure om te komen tot een zienwijze namens de Minister. Hierdoor kon de definitieve benoeming per 1 december plaatsvinden.

Personalia bestuurder

Januari 2014 – november 2022: Harro Zanting
Harro Zanting (1972) is in januari 2014 aangesteld als bestuurder van Stichting Dudok Wonen. Tot 1 december 2022 vervulde hij deze rol. Hij had een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Zijn nevenfuncties in 2022:

• bestuurslid Stichting Woonzorg Theodotion-Dudok (tot april 2022)
• lid ‘coöperatieve vereniging Operatie NL’ (sinds januari 2022)
• lid raad van toezicht R-way of living (sinds november 2022)

Permanente educatie
De norm voor permanente educatie van de Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningcorporaties is minimaal 108 P.E.-punten over 3 jaar. Hieraan heeft Harro voldaan.

December 2022: Wijnand Fassotte
Wijnand Fassotte is per 1 december 2022 aangesteld als interim-bestuurder. De interim periode duurt maximaal 12 maanden. Wijnand is een ervaren interim-bestuurder, coach en organisatieadviseur. Hij heeft ervaring in de corporatiesector en andere publieke en private sectoren. Wijnand werkt in principe 4 dagen in de week voor Dudok Wonen. Daarnaast besteedt hij 1 dag in de week aan zijn coachingspraktijk.

Beloning bestuurder en rvc
De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector (WNT) geldt voor de bestuurder en leden van de raad van commissarissen. De bestuurdersbeloning volgt de WNT-staffel. In 2022 zijn geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen verstrekt aan de bestuurder die niet vallen onder het beloningsbeleid.
Er waren geen gevallen van (schijn van) belangenverstrengeling in relatie tot de bestuurder.

Periodiek spreekt onze voorzitter met de bestuurder en bestuurssecretaris. In dit overleg bereiden zij de agenda voor de komende rvc-vergadering voor.
De rvc vergadert 5 keer per jaar. Als dat nodig is, houden we extra vergaderingen. In 2022 vergaderde de rvc 11 keer. Belangrijkste aanleidingen voor de extra vergaderingen waren investeringsprojecten, het vertrek van de bestuurder en de werving van zijn opvolger en de vernieuwing van de strategie.

Werkzaamheden auditcommissie
De auditcommissie bestaat uit 2 leden van de rvc en vergadert in de week voor de vergadering van de rvc. De bestuurder, de directeur Financiën en Informatiemanagement en de organisatiecontroller nemen deel aan deze vergadering. Het conceptverslag van de vergadering van de auditcommissie is onderdeel van de vergaderstukken van de vergadering van de rvc.
In 2022 bereidde de auditcommissie besluitvorming voor over:

• investeringsbeslissingen over projecten en projectontwikkeling (zie ook paragraaf 7.2.1)
• de jaarrekening
• het controleplan van de externe accountant
• het (interne) audit jaarplan
• begrotingen 2023 voor Stichting Dudok Wonen en Goois Wonen B.V.
• actualisatie van het reglement Financieel Beleid en Beheer
• dividenduitkering van Goois Wonen B.V.

Daarnaast besprak de auditcommissie het risicorapport, de voortgang van het auditjaarplan inclusief auditrapporten en de viermaandelijkse rapportages, inclusief rapportage over investeringsprojecten.
De commissie sprak tweemaal met de externe accountant: een keer over de managementletter en de financiële risico’s en een keer over het accountantsverslag.

Thema’s werkconferenties
In 2022 hielden we 2 werkconferenties. Beide werkconferenties gingen over de vernieuwing van de strategie. In het voorjaar spraken we samen met de HBV, medewerkers en het directieteam over de uitkomsten van de bijeenkomsten (‘ateliers’) als voorbereiding op de vernieuwing van de strategie. Dit deden we onder externe begeleiding. Ook de tweede werkconferentie ging over de vernieuwing van de strategie.

Themasessie
Begin 2022 ging de rvc in gesprek met Johan Conijn, directeur woningcorporaties bij adviesbureau Finance Ideas. Het thema was ‘de gevolgen van het nieuwe regeerakkoord’.

De raad van commissarissen bestaat uit 5 leden: 3 mannen en 2 vrouwen. In de statuten staat, dat de raad voor tenminste een derde bestaat uit mannen en voor tenminste een derde uit vrouwen. Eind 2022 bestond de raad uit 2 mannen en 2 vrouwen, waarmee is voldaan aan het vereiste uit de statuten.

We werken met een profielschets waarin de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden staat beschreven. In 2022 is de profielschets geactualiseerd voor de werving van de opvolger van Martijn de Loor. Belangrijkste aanpassingen gaan over de aandacht voor diversiteit in de raad en het belang van een open cultuur waarin waardengericht handelen van belang is. En wat daarvoor van belang is aan kennis en vaardigheden voor leden van de raad.

Alle leden van de rvc zijn lid van de vereniging van toezichthouders in woningcorporaties (VTW). Leden van de raad worden benoemd voor een periode van 4 jaar. Herbenoeming is maximaal één keer mogelijk. Het rooster van aftreden ziet er eind 2022 zo uit:

In 2022 waren dit de vergoedingen in bedragen:

De beroepsregel van de VTW is eind 2022 omgezet naar een adviesregeling. De rvc heeft besloten om de adviesbedragen te blijven hanteren als vergoeding.

De wereld om ons heen verandert in hoog tempo. De noodzaak van verduurzaming is urgenter dan ooit. Dat komt ook door de effecten van de oorlog in Oekraïne. De afschaffing van de verhuurderheffing in combinatie met de nationale prestatieafspraken, vraagt daadkracht en focus. Alleen zo kan Dudok Wonen haar ambities waarmaken. Dit vraagt ook scherpe financiële sturing in deze tijden van hoge inflatie en hoge energiekosten.

De strategie werd geactualiseerd in 2022. Hierdoor kunnen we met hernieuwde focus bijdragen aan de maatschappelijke woonopgaven sociale volkshuisvesting. De rvc kijkt uit naar de manier waarop vanaf 2023 invulling aan de nieuwe strategie wordt gegeven. Uiteraard zal zij vanuit haar klankbord- en toezichtsrol hierin haar eigen bijdragen leveren.

Een van de opdrachten voor de interim-bestuurder is de implementatie van de vernieuwde strategie. De opdracht richt zich ook op verbetering van de executiekracht, het stimuleren en faciliteren van medezeggenschap, het uitvoeren van de visitatie 2023 en de prestatieafspraken in Hilversum.

Begin 2023 start de werving van de nieuwe ‘vaste’ bestuurder.