Spring naar inhoud

Organisatie

5.1 Ingericht om te bewegen

Werken tijdens de pandemie

In coronatijd bewegen we mee en volgen we de RIVM-maatregelen. Ondanks alle uitdagingen die we het afgelopen jaar tegenkwamen, konden alle werkzaamheden doorgaan. Onze medewerkers hebben meebewogen met de beperkingen, uitdagingen gekend en hebben kansen gezien en gepakt.

Zo organiseerden wij het werken in coronatijd:

  • Als het nodig is voor het werk of als thuiswerken om wat voor reden dan ook niet mogelijk is, kunnen medewerkers terecht op kantoor in De Melkfabriek.
  • Om het thuiswerken mogelijk te maken kunnen onze medewerkers gebruikmaken van een ‘thuiswerkbudget’. Daarmee kunnen ze middelen aanschaffen waarmee ze ook thuis volgens de arbo-richtlijnen kunnen werken. Daarnaast ontvangen de medewerkers een thuiswerkvergoeding en een internetvergoeding. 
  • Tijdens perioden dat de scholen gesloten waren door een lockdown, konden medewerkers met kinderen op de basisschool gebruikmaken van ‘coronaverlof’. Ze kregen twee uur betaald per werkdag in verband met de thuisscholing. 

medewerkers ontvingen een ‘thuiswerkbudget’

Organisatiestructuur

Onze organisatiestructuur ziet er als volgt uit:

Sturing op verbeterprojecten

We werken aan projecten ter verbetering en/of vernieuwing van processen, producten, dienstverlening & verbinding. Projecten met de hoogste prioriteit monitoren we via een ‘focusbord’. Dit leidt er toe dat er:

  • duidelijker verbinding is van projecten en initiatieven met strategie,  inclusief meetbare doelstellingen;
  • frequenter sturing op samenhang en synergie kan plaatsvinden;
  • meer succesbeleving is door aandacht voor kortetermijnresultaten.

Het focusbord is permanent fysiek aanwezig in de vergaderkamer. Daarnaast is het bord vanwege corona voor medewerkers digitaal te bekijken. 
 

5.2 Kostenbewustzijn

Bedrijfslasten

Onze bedrijfslasten ogen volgens de Aedes-benchmark relatief hoog. Mede daarom blijven we kritisch kijken naar onder meer de omvang van de formatie. We verwachten dat onze toekomstige bezetting niet bijzonder zal groeien of krimpen. 
In de grafiek hieronder is te zien hoeveel fte’s we in dienst hadden op 31 december. Eind 2021 was er nog vacatureruimte van 2 fte. In 2021 is de formatie uitgebreid met een projectmanager, een complexbeheerder en een financieel administratief medewerker. Een deel van deze uitbreiding wordt opgevangen door krimp van de formatie op andere plekken als gevolg van natuurlijk verloop. 

  FTE verloop
2013 98
2014 88
2015 80
2016 74
2017 76
2018 72
2019 72
2020 74
2021 82

Kosten voor inhuur

Vanwege het verloop in ons personeelsbestand kijken we regelmatig of aanpassingen in de structuur nodig zijn. In deze fase en in de wervingsperiode maken we vaak gebruik van interim-medewerkers. Ook huren we in bij langdurig ziekteverzuim. De kosten voor inhuur waren in 2021 € 0,7 miljoen. Dit is een stuk lager dan in 2020. Toen waren de kosten € 1,2 miljoen.  
De kosten werden voor een deel gecompenseerd door lagere personeelslasten, doordat functies tijdelijk niet ingevuld waren.

5.3 Personeelsinformatie

Onze medewerkers

Op 31 december 2021 waren er 90 medewerkers bij ons in dienst. Enkele getallen:

  • 57% vrouw en 43% man. In 2020 zagen we een vergelijkbaar beeld.
  • 39% van onze werknemers is tussen de 45 en 55 jaar. Dit blijft de grootst vertegenwoordigde leeftijdsgroep. In 2020 was deze groep nog iets groter: 40%.
  • 41% van de medewerkers heeft een deeltijdcontract. 59% werkt fulltime. In 2020 zagen we een vergelijkbaar beeld.
  • Van alle medewerkers heeft 48% een dienstverband korter dan vijf jaar. In 2020 was dit 44%. Van de medewerkers heeft 6% een dienstverband van meer dan 20 jaar.

Instroom, doorstroom en uitstroom

Als organisatie zijn we ingericht om te bewegen. Dat betekent dat we mensen stimuleren en uitdagen om stappen te zetten in hun loopbaan. Zo kunnen medewerkers onderzoeken waar hun talenten tot bloei komen - in de organisatie of buiten de organisatie. We merken dat de arbeidsmarkt in beweging is. Dit leidde in 2021 tot interne doorstroom van 2 medewerkers en een uitstroom van 6 medewerkers (5,67 fte).
We zijn er trots op dat we studenten kansen geven. Dit doen we door meewerk- of afstudeerstages aan te bieden. Als maatschappelijke organisatie vinden we het belangrijk om jonge mensen een goede start te geven op de arbeidsmarkt. Afgelopen jaar mochten we 1 stagiaire begeleiden bij de afdelingen Financiën en Informatiemanagement (FIM).

jonge mensen een goede start geven op de arbeidsmarkt

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage in 2021 was 2,9%. In 2020 was dit nog 1,6%. Thuiswerken als gevolg van de Corona pandemie heeft bijgedragen aan het lage ziekteverzuim in 2020. In 2021 zien we een stijging van het ziekteverzuim, mede door een stijging van coronabesmettingen onder de medewerkers. 

5.4 Integriteit

We willen transparant en integer werken. Daarbij zijn we ons bewust van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Onze medewerkers doen hun werk in intensieve wisselwerking met de maatschappelijke omgeving. Onze klanten en stakeholders moeten kunnen vertrouwen in de mensen die met elkaar het gezicht van Dudok Wonen bepalen. Dat is voor ons de reden om een aantal zaken vast te leggen in een integriteitsbeleid. Hierin maken we onderscheid naar:

  • schending van de omgangsvormen of het vermoeden daarvan;
  • schending van integriteit of het vermoeden daarvan. 

De uitgangspunten en procedures van schending van de integriteit zijn opgenomen in de ‘Regeling melden vermoeden integriteitsschending’. Deze regeling en het integriteitsbeleid zijn te vinden op het medewerkersportaal en op onze website. In 2021 zijn geen meldingen gedaan over vermoedens van integriteitsschending of schending omgangsvormen.
 

5.5 AVG en informatiebeveiliging

Privacy

In 2021 hebben we de bewaartermijnen geïmplementeerd in ons bedrijfsinformatiesysteem. Voor het cameratoezicht is een ‘data protection impact assessment’ uitgevoerd. Naar aanleiding hiervan voerden we enkele verbeteringen door in het proces, waaronder een beperktere bewaartermijn. De medewerkers zijn regelmatig op de hoogte gehouden van privacy-issues in de media en hebben een phishingtest ondergaan. Hierin scoorden we niet beter of slechter dan anderen.
In 2021 zijn drie interne incidenten gemeld. Dit waren slechts kleine incidenten. Ze zijn daarom niet gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Twee klanten deden een verzoek voor inzage van gegevens. Deze klanten hebben de gevraagde gegevens ontvangen.
In 2022 zetten we verdere stappen om het privacybeleid te verbeteren in ons primaire systeem en werkprocessen. Dit deden we door:

  • opschoning (digitaal) archief op basis van vastgestelde bewaartermijnen;
  • aanpassing informatie cameratoezicht in de betreffende complexen.

Informatiebeveiliging

Hoe betrouwbaar is de informatiebeveiliging bij Dudok Wonen? In samenwerking met een extern bureau is het informatiebeveiligingsbeleid op enkele onderdelen uitgebreid, vooral:
•    het verwijzen naar de BIC: de Baseline Informatiebeveiliging voor (woning)corporaties, die bedoeld is om alle woningcorporaties op een vergelijkbare manier te laten werken met informatiebeveiliging;

  • de inrichting van het proces informatiebeveiliging;
  • de informatiebeveiligingsorganisatie. 


Eind 2021 was er wereldwijd alarm over bepaalde logsoftware. Direct zijn we in overleg getreden met onze ICTleveranciers. Hieruit bleek dat slechts een beperkt deel gebruikt maakte van de betreffende software. Door onze leveranciers is adequaat gereageerd, waardoor geen beveiligingslekken zijn ontstaan waarmee toegang tot onze systemen zou hebben kunnen plaatsvinden.

In 2022 stellen we het nieuwe beleid vast. Dan worden het proces informatiebeveiliging en de informatiebeveiligingsorganisatie geformaliseerd.
 

5.6 Verslag van de ondernemingsraad

Werkzaamheden OR

De OR bestond in 2021 uit drie vaste leden en twee ‘roulerende stoelen’. De roulerende stoelen waren bedoeld voor medewerkers die op basis van een specifiek onderwerp konden meepraten. De OR overlegde wekelijks. Elke zes weken vond overleg met de bestuurder plaats. Voor ieder overleg met de bestuurder werd gezocht naar kandidaten voor de roulerende stoel. 

Twee keer per jaar is er overleg met de raad van commissarissen of een delegatie hiervan, de remuneratiecommissie. 

Adviesaanvragen en instemmingsverzoeken

In 2020 heeft de OR één adviesaanvraag ontvangen. Dit was een adviesaanvraag van de rvc over de herbenoeming van de bestuurder. De OR gaf een positief advies. Daarnaast is één instemmingsverzoek behandeld. Deze ging over de faciliteiten voor thuiswerkplekken. De OR stemde in met het voorgenomen besluit van de bestuurder hierover. 

Daarnaast heeft de OR deze onderwerpen behandeld:

  • Evaluatie het Goede Werkgesprek
  • Regeling bijzondere gebeurtenissen
  • Traject Bewoner en Onderhoud bij de afdeling Onderhoud & Ontwikkeling
  • Organisatiewijziging team onderhoud binnen afdeling Onderhoud & Ontwikkeling
  • Kadernotitie begroting
  • PMO
  • Coronamaatregelen 
  • Cameratoezicht
  • Sociaal plan

Verkiezingen

In september 2021 kondigde een van de vaste OR-leden zijn vertrek bij de OR aan per einde van het jaar. De OR besloot toen snel verkiezingen uit te schrijven. Vanaf dat moment zijn collega’s persoonlijk aangesproken om deel te nemen in de OR en heeft de OR filmpjes gemaakt om collega’s te enthousiasmeren. Daarnaast zijn er verschillende berichten op intranet geplaatst, ook van de bestuurder. Helaas heeft dit niet geleid tot aanmeldingen.

Vooruitblik 2022

Per 1 januari 2022 is de OR in samenspraak met de bestuurder opgeheven. De reden is, dat niemand zich verkiesbaar heeft gesteld en een OR van twee personen geen medezeggenschap kan vertegenwoordigen voor de gehele achterban. Besloten is om nader te onderzoeken wat hiervoor de reden is. De afdeling HR doet hier onderzoek naar. Dudok Wonen is verplicht een OR te hebben. De bestuurder heeft aangegeven zich hiervoor te blijven inspannen.

Volgend hoofdstuk: 6. Financiële exploitatie en economisch offer

Logo Reporting
Versie:
v3.8.11
Leverancier:
iWink

Met Reporting maak je professionele online publicaties. Rapportages die je online, in print en als PDF-download kunt aanbieden.

En daarmee voldoe je direct aan de WCAG-wetgeving rond digitale toegankelijkheid.

Eenvoudig, veilig en efficiënt.

Meer over Reporting